Искате да намалите натоварването от Входящите разговори върху персонала. Да пренасочвате Входящите разговори към най-компетентните за конкретния проблем служители или централата да предостави нужната информация на Клиента Ви, без това да ангажира служителите Ви.
Да, гласовите менюта за навигация и информация (IVR) служат точно за това. Можете да създадете менюта, с бутони за навигация, с които Клиента Ви може сам да избере с кой отдел да се свърже. Също така, ако на много от Входящите обаждания могат, да се предоставят стандартни обяснения, може да се запише съответния файл, с който да се предостави информацията и да не се налага служителите Ви да си губят времето с обща информация. Разбира се не е проблем клиента да бъде насочен към даден отдел, спрямо номера си, или в по-масовия случай ако иска да се направи, проверка за статус на някаква поръчка, ремонт или др., да му се даде възможност да въведе номера на поръчката и телефонната система да му даде нужния разговор.
Всичко това разтоварва персонала, и те могат да се заемат с наистина сериозните проблеми.